DISCIPLINA DELLE ATTIVITÀ SEZIONALI

Norme per Responsabili dello svolgimento di attività sezionali collettive.
Approvato con delibera del C.D. in data 06/02/2013

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1 - ASPETTI GENERALI

2 - QUOTE DI PARTECIPAZIONE

3 - ISCRIZIONI e PRENOTAZIONE AUTOBUS

4 - RIFUGI

5 - ASSICURAZIONI

6 - SVOLGIMENTO ATTIVITÀ'

7 – MATERIALI e ATTREZZATURE

8 - RENDICONTAZIONE

1 - ASPETTI GENERALI 

• Le attività sezionali collettive devono essere deliberate preventivamente dal Consiglio Direttivo.
• La delibera dà diritto all'accesso alle coperture assicurative stipulate dalla sede centrale per quella attività.
• Solo in casi eccezionali quali attività una tantum/variazioni alle attività programmate che si rendessero necessarie per situazioni impreviste, uscite di verifica preventiva delle gite, che non possono essere portate a conoscenza in tempo utile al C.D., il Responsabile dello svolgimento dell'attività ne darà preventiva comunicazione, documentabile, tramite una e-mail all’indirizzo di Posta Certificata della Sezione, così da poter accedere ugualmente alla copertura assicurativa. Sarà cura del Presidente dare informazione al C.D. alla prima riunione utile.
• II calendario e le date di effettuazione delle attività sezionali collettive (escursioni, uscite, eventi particolari) saranno resi noti ai soci con anticipo sulla loro effettuazione con le modalità di pubblicità adottate dalla sezione (Notiziario Sezionale stampato a disposizione in Sede o sul sito Web, newsletter etc.).
• Eventuali rettifiche/precisazioni saranno comunicate agli iscritti in corso di raccolta adesione e confermate sul sito e/o a mezzo newsletter.
• Di ogni attività collettiva dovranno essere rese note la meta, la difficoltà espressa nella scala comune, i dislivelli cumulati in salita e in discesa, i tempi di percorrenza, una sintetica descrizione dell'itinerario, il mezzo di trasporto utilizzato, il costo, i nominativi dei Responsabili dello svolgimento dell'attività, le attrezzature specifiche necessarie.
• Contemporaneamente alla predisposizione del calendario delle gite dovranno essere definiti anche i Responsabili dell’attività relativa, che potranno successivamente essere sostituiti da altri in caso di indisponibilità; detti Responsabili seguiranno le presenti indicazioni.
• Le attività sezionali, ad eccezione di quelle classificate "alpinistiche", sono aperte anche ai NON SOCI previo pagamento di una quota maggiorata e dell'assicurazione obbligatoria giornaliera.

2 - QUOTE DI PARTECIPAZIONE 

• Per le escursioni effettuate con autobus la quota di partecipazione sarà ottenuta dividendo il costo ivato dell'autobus + le spese di vitto e alloggio previste per l'autista + 10% per imposte + altre spese preventivate, per un numero convenzionale di partecipanti = a 35. In casi particolari (es. gite con forte affluenza di partecipanti ) potrà essere richiesta deroga al Presidente della Sezione.
• Per le attività svolte con utilizzo di mezzi privati, sarà raccolta la quota di partecipazione di tutti i partecipanti (titolari dei mezzi inclusi), calcolata secondo i parametri della guida Michelin dividendo l'importo per ogni autovettura per 4 (arrotondamenti per eccesso). Il rimborso agli autisti sarà calcolato in base agli occupanti: se auto con 5 occupanti verranno restituite 4 quote, se 4 occupanti 3.5 quote, affinché l’utile della gita vada a coprire l’esonero dal pagamento dei Responsabili dell’attività.
• I Responsabili dello svolgimento dell'attività sono esonerati dal pagamento della quota di viaggio.
• I NON soci sono tenuti a corrispondere una maggiorazione nella misura stabilita annualmente dal C.D. più l'assicurazione obbligatoria.

3 - ISCRIZIONI e PRENOTAZIONE AUTOBUS 

• Le iscrizioni alle escursioni sociali si aprono 10 giorni prima della data di effettuazione delle stesse e devono essere convalidate (in particolar modo per i non soci) dal versamento della relativa quota di partecipazione presso la segreteria. E' necessario comunicare esattamente e chiaramente nome, cognome e recapito telefonico fisso o cellulare dei partecipanti, e nel caso di NON SOCI, anche la data di nascita per attivare l'inerente copertura assicurativa.
• Al momento dell'iscrizione il Responsabile dello svolgimento dell'attività dovrà chiarire e aggiornare sulle difficoltà tecniche, di dislivello e di durata dell'escursione in programma a quanti desiderano iscriversi e potrà rifiutare l'iscrizione di chi non ritenesse adeguatamente preparato fisicamente o tecnicamente in relazione alle difficoltà dell'itinerario.
• Le escursioni a carattere alpinistico (classificate A o EEA) sono riservate unicamente ai soli Soci CAI.
• Qualora l'escursione sia classificata A o EEA il numero dei partecipanti dovrà essere limitato anche in relazione al numero degli iscritti che possono svolgere il ruolo di capocordata nelle alpinistiche o di aiuto nelle ferrate. Per le escursioni da effettuare in autobus dovrà essere raggiunto il numero minimo di 30 partecipanti paganti per utilizzo del mezzo, salvo deroga del Presidente Sezionale.
• Per le gite infrasettimanali del gruppo “ senior Buontemponi” le adesioni dei soci, in regola con il tesseramento, potranno essere accettate fino al giorno prima della gita, per i NON SOCI il termine è di 2 giorni, in modo da poter predisporre e spedire in tempo utile l’apposita modulistica per l’assicurazione.
• In caso di completamento del bus, gli eventuali ulteriori iscritti potranno utilizzare le automobili, mantenendo la stessa quota d'iscrizione stabilita per l'autobus; il rimborso ai conducenti avverrà con le modalità previste al punto 2.
• Se un'escursione prevista in autobus non raggiunge il minimo stabilito di partecipanti potrà essere effettuata in auto con eventuale ricalcolo delle quote, secondo le modalità previste al punto 2.
• In caso di mancata partecipazione all'attività sezionale motivata entro il martedì/venerdì precedente l'effettuazione dell'escursione, si procederà al rimborso della quota d'iscrizione versata.
• La mancata partecipazione comunicata o rilevata in seguito non darà diritto al rimborso. I NON SOCI sono tenuti comunque, in caso di mancata partecipazione, a corrispondere anche la maggiorazione prevista e la quota di assicurazione.
• Sarà cura dei Responsabili dello svolgimento dell'attività prenotare nei tempi dovuti l'autobus presso il vettore.

4 - RIFUGI 

• Nel caso in cui le attività prevedano il pernottamento in rifugio, sarà necessario confermare la prenotazione fatta in precedenza, in tempo utile, comunicando l’esatto numero dei partecipanti e specificando quali intendano usufruire del trattamento di mezza pensione e quanti del solo pernottamento.
• Nel caso di versamento di caparra all’atto della prenotazione del rifugio, il Responsabile dello svolgimento dell’attività, si farà rilasciare copia dell’avvenuto pagamento, da esibire al gestore del rifugio prima del saldo.
• Le spese di pernottamento del rifugio sono individuali, ma sono raccolte dal Responsabile dello    svolgimento dell’attività quale diretto intermediario tra i partecipanti dell’escursione e il gestore del rifugio. La ricevuta rilasciata dal gestore non dovrà essere intestata alla sezione. 

5 - ASSICURAZIONI

• I soci del CAI in regola con il rinnovo annuale della tessera sono coperti, nello svolgimento delle attività collettive, dalle assicurazioni previste dalla sede centrale per Soccorso Alpino, Infortuni, Responsabilità Civile. E' importante pertanto verificare all'atto dell'iscrizione l'appartenenza al CAI.
• Le coperture Soccorso Alpino e Infortuni, secondo quanto stabilito dal C.D., devono essere obbligatoriamente estese anche ad eventuali NON soci partecipanti con la maggiorazione giornaliera prevista al punto 2.
• L'estensione della copertura assicurativa a NON Soci deve essere effettuata compilando gli appositi moduli (modulo n. 5 + elenco nominativo non soci) disponibili in segreteria, che debitamente timbrati e sottoscritti dal presidente o dal vicepresidente dovranno essere trasmessi via fax alla sede centrale entro le ore 24 del giorno precedente l'effettuazione dell'escursione.
• Solo per la gite invernali, per i NON SOCI, è ritenuta valida anche una assicurazione corrispondente (Assilife), da stipularsi in sede con accettazione delle condizioni della polizza.

6 - SVOLGIMENTO ATTIVITÀ'  

• Le escursioni programmate nel calendario sezionale devono essere preventivamente percorse in data immediatamente precedente l'effettuazione.  
• Durante lo svolgimento delle escursioni i Responsabili dello svolgimento delle attività, nel numero minimo di due per le escursioni fino a 40/50 partecipanti, devono evitare la dispersione del gruppo, impostando un’andatura adeguata, prestando attenzione agli escursionisti in difficoltà nei punti critici.
• La decisione della prosecuzione o dell’interruzione dell’escursione in caso di maltempo o altre condizioni avverse, spetta ai soli Responsabili dello svolgimento dell’attività.
• In caso di meta intermedia prevista dal programma dell’escursione, un Responsabile dello svolgimento dell’attività resterà con i partecipanti che intendono fermarsi, salvo che essa sia un rifugio o un luogo particolarmente sicuro, nominando una persona di fiducia a supporto del Responsabile dello svolgimento dell’attività che prosegue l’escursione. Ugualmente nel caso si rendesse necessario accompagnare uno o più partecipanti al punto di partenza, uno dei Responsabili dello svolgimento dell’attività dovrà farsene carico, nominando una persona di fiducia a supporto del Responsabile dello svolgimento dell’attività che prosegue l’escursione.
• I partecipanti non sono autorizzati ad allontanarsi dal gruppo.
• Prima della partenza di ogni escursione, i Responsabili dello svolgimento dell’attività dovranno verificare che tutti i partecipanti siano dotati dell’abbigliamento e calzature idonee e delle attrezzature specifiche richieste, escludendo dall’escursione chi ne sarà sprovvisto.
• Il Responsabile dello svolgimento dell’attività potrà prevedere un possibile itinerario alternativo a quello originario programmato, qualora eventi imprevedibili non ne consentissero l’esecuzione.
• I Responsabili dello svolgimento dell’attività dovranno obbligatoriamente munirsi del Kit Pronto soccorso e di materiale di sicurezza se ritenuto necessario. E’ auspicabile l’utilizzo di radio ricetrasmittenti. I materiali sopraccitati sono messi a disposizione dalla Sezione.
• Il Responsabile dello svolgimento dell’attività dovrà prendere precisi accordi con l’autista dell’autobus, facendosi rilasciare il numero telefonico cellulare per assicurarsi la sua completa disponibilità nell’arco della/e giornata/e.
• Eventuali incidenti occorsi o imprevisti saranno comunicati al Presidente che valuterà se farne oggetto di analisi in C.D.
• Durante lo svolgimento delle gite, saranno coinvolti e valutati dai Responsabili dell’attività, eventuali soci partecipanti che dimostrino capacità decisionali e tecniche tali, da poter diventare a loro volta Responsabili delle gite sezionali.

7 – MATERIALI e ATTREZZATURE

• Il materiale alpinistico (corde e moschettoni) in dotazione, deve essere usato esclusivamente nelle gite alpinistiche collettive della Sezione, verificato nella sua integrità dal Responsabile materiali dopo ogni gita ed eventualmente sostituito in caso di usura o difetto.
• Possono invece essere noleggiate ai soci che ne fanno richiesta, le attrezzature disponibili in Sede, indispensabili per lo svolgimento delle attività alpinistiche ( caschi, piccozze, ciaspole, imbraghi, dissipatori, ecc.), previo pagamento anticipato della quota specifica, come da tabella approvata annualmente dal C.D.
• Le attrezzature noleggiate devono essere restituite integre entro una settimana dall'utilizzo.
• Qualsiasi danno arrecato, deve essere tempestivamente segnalato al Responsabile materiali per le necessarie verifiche; nel caso in cui il materiale restituito non venga ritenuto idoneo per un successivo riutilizzo, è obbligo di chi lo ha danneggiato, risarcire la Sezione del valore di acquisto di una uguale attrezzatura.

8 - RENDICONTAZIONE 

• Entro 10 gg dall'effettuazione dell'escursione il Responsabile dello svolgimento dell'attività dovrà consegnare le somme incassate in segreteria unitamente alla rendicontazione e all'elenco completo dei partecipanti.
• Le prestazioni di trasporto rese dai vettori indicati dal C.D. dovranno sempre essere giustificate da fattura intestata alla sezione. Le spese di vitto e alloggio dell'autista dovranno essere documentate dai relativi giustificativi (scontrini e/o ricevute fiscali e/o fatture), che resteranno allegati all'elenco dei partecipanti consegnato in sede di rendicontazione.
• Unitamente alla rendicontazione sarà cura del Responsabile dello svolgimento dell'attività allegare anche una breve relazione contenente le principali informazioni sull'attività svolta, utili sia per la redazione della relazione morale annuale, sia per indicazioni per una eventuale ripetizione della stessa (difficoltà, periodo migliore di effettuazione, riscontro sui tempi di percorrenza ecc.).
• I Responsabili dello svolgimento dell'attività altresì sono tenuti a fornire gli elementi richiesti per effettuare l'aggiornamento delle apposite sezioni del sito: breve relazione e foto.